Llevar con tiempos de retención para la gestión de tiempo eficaz

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Llevar con tiempos de retención para la gestión de tiempo eficaz

Hay dos categorías principales que los desperdiciadores de tiempo o los bandidos de tiempo pueden caer. La primera categoría es el tiempo interno auto-generado. Hay dos categorías principales que los desperdiciadores de tiempo o los bandidos de tiempo pueden caer. La primera categoría es el desperdicio interno de tiempo generado automáticamente. Estas son las cosas que usted hace para perder tiempo y son las más fáciles de controlar. La segunda categoría es la pérdida de tiempo externo. Estas son las cosas que otras personas hacen para desperdiciar su tiempo. Esto puede ser más difícil de controlar, aunque puede ser controlado con un poco de esfuerzo e ingenio.

Veamos los despertadores internos de tiempo generados automáticamente y algunas posibles soluciones:

1) La falta de planificación y prioridades. Muchas personas nunca consiguen nada realizado porque no saben por dónde empezar o cómo proceder una vez que comenzó. Es importante que mantenga una programación semanal. Liste sus prioridades en orden de importancia. Si es necesario, discuta las prioridades con su jefe o compañeros de trabajo. Haga una programación que comienza al principio de cada semana e incorpora todas sus prioridades en el calendario con metas para las fechas de finalización. Liste todas las horas y sobre lo que debería estar trabajando durante esa hora. Agende bien, entonces no hay mucho tiempo entre proyectos. Mucho tiempo entre los proyectos es el tiempo desperdiciado.

2) Desorganización. Las personas desorganizadas pasan mucho tiempo buscando objetos perdidos. Mantenga su oficina ordenadamente organizada y libre de desorden. Si usted no puede hacer esto solo, reclutar a un amigo o contratar a alguien para ayudarle.

3) Procrastinación. Este es un gran desperdicio de tiempo. Defina un plazo para los proyectos que usted no quiere hacer. Planifique una recompensa para usted cuando termine. Trabaja en el proyecto en pequeños pedazos hasta completar. A veces ayuda a trabajar primero en la mañana para sacarlo del camino.

La segunda categoría de desperdicios de tiempo es el desperdicio de tiempo externo. Estos no son tan fáciles de controlar, ya que involucran factores externos. Aquí hay algunas soluciones para ayudar a controlar o al menos, mantenerlas como mínimo:

1) Visitantes. Si usted recibe a muchos visitantes cayendo a su escritorio, esto puede ser un gran desperdicio de tiempo para usted. La solución es mover tu mesa de modo que tu espalda esté en la puerta. Esto hará que parezca menos accesible. Cuando alguien deja de hablar, levántese. Esto enviará el mensaje de que no tiene tiempo para hablar. Si todo falla, sea honesto. Dígales gracias por dejar, pero diga con tacto que ellos necesitan volver al trabajo.

2) Llamadas telefónicas. Intente sus llamadas. Deje que el correo de voz lleve sus llamadas durante el día en que esté ocupado. Programe la hora durante cada día en que usted regresará las llamadas e informará a sus clientes cuando ese tiempo sea. Mantenga sus respuestas cortas y directas y termine la conversación educadamente cuando haya logrado el propósito. Con un poco de práctica, usted puede ser agradable y todavía mantener la conversación corta.

3) Correo. Puede inundar su mesa y llevarla antes de usted. Programe el horario de cada día para pasar por su correo. Haga una regla para manejar cada pedazo de correo sólo una vez. Arrastre inmediatamente la basura electrónica, envíe un correo electrónico de "información solamente" en un cuadro de archivo para ser leído más tarde y responda a los demás por teléfono o fax. Enviar una respuesta por fax es una gran idea porque la respuesta es inmediata y lleva muy poco tiempo.

4) E-mail. Limpie su buzón de correo electrónico diariamente y no utilice su dirección de correo electrónico de negocios para uso personal.

Usando estas soluciones, su productividad aumentará y su nivel de estrés en el trabajo disminuirá. La mejor parte es, usted puede decir adiós a los bandidos del tiempo para siempre! Estas son las cosas que usted hace para perder tiempo y son las más fáciles de controlar. La segunda categoría es la pérdida de tiempo externo. Estas son las cosas que otras personas hacen para desperdiciar su tiempo. Esto puede ser más difícil de controlar, aunque puede ser controlado con un poco de esfuerzo e ingenio.

Veamos los despertadores internos de tiempo generados automáticamente y algunas posibles soluciones:

1) La falta de planificación y prioridades. Muchas personas nunca consiguen nada realizado porque no saben por dónde empezar o cómo proceder una vez que comenzó. Es importante que mantenga una programación semanal. Liste sus prioridades en orden de importancia. Si es necesario, discuta las prioridades con su jefe o compañeros de trabajo. Haga una programación que comienza al principio de cada semana e incorpora todas sus prioridades en el calendario con metas para las fechas de finalización. Liste todas las horas y sobre lo que debería estar trabajando durante esa hora. Agende bien, entonces no hay mucho tiempo entre proyectos. Mucho tiempo entre los proyectos es el tiempo desperdiciado.

2) Desorganización. Las personas desorganizadas pasan mucho tiempo buscando objetos perdidos. Mantenga su oficina ordenadamente organizada y libre de desorden. Si usted no puede hacer esto solo, reclutar a un amigo o contratar a alguien para ayudarle.

3) Procrastinación. Este es un gran desperdicio de tiempo. Defina un plazo para los proyectos que usted no quiere hacer. Planifique una recompensa para usted cuando termine. Trabaja en el proyecto en pequeños pedazos hasta completar. A veces ayuda a trabajar primero en la mañana para sacarlo del camino.

La segunda categoría de desperdicios de tiempo es el desperdicio de tiempo externo. Estos no son tan fáciles de controlar, ya que involucran factores externos. Aquí hay algunas soluciones para ayudar a controlar o al menos, mantenerlas como mínimo:

1) Visitantes. Si usted recibe a muchos visitantes cayendo a su escritorio, esto puede ser un gran desperdicio de tiempo para usted. La solución es mover tu mesa de modo que tu espalda esté en la puerta. Esto hará que parezca menos accesible. Cuando alguien deja de hablar, levántese. Esto enviará el mensaje de que no tiene tiempo para hablar. Si todo falla, sea honesto. Dígales gracias por dejar, pero diga con tacto que ellos necesitan volver al trabajo.

2) Llamadas telefónicas. Intente sus llamadas. Deje que el correo de voz lleve sus llamadas durante el día en que esté ocupado. Programe la hora durante cada día en que usted regresará las llamadas e informará a sus clientes cuando ese tiempo sea. Mantenga sus respuestas cortas y directas y termine la conversación educadamente cuando haya logrado el propósito. Con un poco de práctica, usted puede ser agradable y todavía mantener la conversación corta.

3) Correo. Puede inundar su mesa y llevarla antes de usted. Programe el horario de cada día para pasar por su correo. Haga una regla para manejar cada pedazo de correo sólo una vez. Arrastre inmediatamente la basura electrónica, envíe un correo electrónico de "información solamente" en un cuadro de archivo para ser leído más tarde y responda a los demás por teléfono o fax. Enviar una respuesta por fax es una gran idea porque la respuesta es inmediata y lleva muy poco tiempo.

4) E-mail. Limpie su buzón de correo electrónico diariamente y no utilice su dirección de correo electrónico de negocios para uso personal.

Usando estas soluciones, su productividad aumentará y su nivel de estrés en el trabajo disminuirá. La mejor parte es, usted puede decir adiós a los bandidos del tiempo para siempre!

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